Sistem Penggajian dan Proses Rekrutmen

Posted by : ★ wiranata ★ Kamis, 02 Mei 2013

Latar Belakang Sistem Penggajian

Banyak metode kwantitatif yang ditawarkan dan setelah diterapkan tetap menimbulkan masalah bagi Perusahaan. Hal ini biasanya timbul karena metode tersebut kurang sesuai dengan karakteristika lingkungan Perusahaan yang ada di Indonesia dimana faktor-faktor yang berkaitan dengan masa kerja dan pengakuan terhadap pengalaman kurang dipertimbangkan. Selain itu aspek perlindungan dan kesejahteraan seperti pemberian asuransi, program pensiun yang umumnya diberikan Perusahaan dan dikelola oleh Instansi lain, memiliki kaidah-kaidah yang telah diatur oleh Perundangan Ketenagakerjaan tetapi tidak selaras dengan sistem gaji yang dianut oleh Perusahaan.

Untuk itu adalah sangat bermanfaat bila Perusahaan menerapkan Sistem Gaji yang komprehensif, baik dari sisi aturan Pemerintah maupun untuk menciptakan kepastian dan kewajaran/fairnesses bagi Karyawannya serta setara untuk jenis dan skala Perusahaan yang serupa.

Sistem Gaji dengan pendekatan “kwantitatif” pada umumnya akan lebih mudah diterima dan difahami bagi setiap pekerjaan memiliki nilai/skor sebagai hasil pembobotan. Skor tersebut akan mencerminkan beban kerja bagi individu yang memangku pekerjaan tersebut.

Manfaat Sistem Penggajian

Manfaat Umum: Kemanfaatan sistem penggajian pada umumnya merupakan gabungan antara Tujuan Manajemen Perusahaan dan harapan para Karyawan seperti antara lain :

Sebagai daya tarik bagi tenaga kerja yang diperlukan oleh Perusahaan.
Memelihara keberadaan Karyawan untuk tetap bergabung dengan Perusahaan.
Merupakan “imbalan/kompensasi” yang setimpal atas prestasi yang telah diberikan Karyawan.
Mencerminkan adanya keadilan yang mendasari perhitungan pembayaran imbalan untuk setiap pekerjaan sesuai dengan perbedaan masing-masing kontribusinya pada Perusahaan.
Tidak bertentangan dengan peraturan Pemerintah.
Tidak melebihi kemampuan keuangan Perusahaan, tetapi juga cukup atraktif bagi perusahaan sejenis

Manfaat Khusus : Dengan sistem penggajian yang mendasarkan diri pada “beban kerja” (work load) dan dilakukan pembobotan secara kwantitatif, maka akan diperoleh manfaat antara lain :

Terukur bagi setiap pekerjaan; karena masing-masing memiliki nilai/skor yang ditentukan atau disepakati secara bersama-sama.
Mudah dilakukan penyesuaian terhadap keadaan/perkembangan ekonomi terutama atas terjadinya laju inflasi tahunan.
Fair; karena sebanding dengan karya individu yang disumbangkan untuk tempat kerjanya.

Metode Pendekatan

Pada prinsipnya, penilaian jabatan dilakukan dengan membandingkan antara suatu tugas/jabatan dengan jabatan lainnya. Dari perbandingan tersebut akan diperoleh nilai masing-masing jabatan yang merupakan nilai relatif suatu jabatan terhadap lainnya.

Sesuai dengan tujuannya, maka hasil penilaian jabatan akan digunakan untuk menyusun sistem gaji; sehingga untuk kepentingan tersebut perlu diketahui karakteristik pekerjaan yang dapat dikompensasikan. Karakteristik-karakteristik tersebut lazim disebut sebagai “faktor-faktor jabatan” (job factors).
Jadi obyek jabatan yang akan diperbandingkan dalam suatu penilaian jabatan adalah faktor-faktor jabatan. Biasanya obyek jabatan yang diperbandingkan diperinci dalam sejumlah faktor; semakin banyak jumlah faktor, akan makin memberikan hasil yang lebih teliti.

Pada umumnya masing-masing faktor memiliki nilai kepentingan yang berbeda-beda; untuk menyatakan perbedaan ini masing-masing faktor perlu diberikan “bobot” sesuai dengan nilai kontribusinya terhadap Perusahaan. Kontribusi yang dimaksud disini dapat memberikan pengertian yang bermacam-macam tergantung dari kebijakan yang diambil oleh Perusahaan. Akan tetapi pada umumnya bobot-bobot faktor tersebut disesuaikan dengan manfaat yang diperoleh Perusahaan yang bersangkutan, khususnya didalam mencapai tujuan Perusahaan.

Karena penilaian jabatan sifatnya merupakan perbandingan, maka faktor-faktor yang digunakan harus merupakan ciri utama pada seluruh (sebagian besar) tugas/jabatan yang digunakan sebagai pedoman untuk menilai seluruh jabatan pada struktur organisasi yang telah ada (direncanakan untuk dibuat). Dengan lain perkataan, masing-masing jabatan dibandingkan berdasarkan faktor-faktor yang terdapat dalam seluruh jabatan.

Untuk lebih mempertajam aspek faktor-faktor tersebut maka fator itu harus diuraikan lagi dalam sub-faktor yang lebih rinci dengan tetap mempertimbangkan bahwa sub-faktor inipun mewakili/terdapat dalam seluruh jabatan.

Pada akhirnya setiap tugas/jabatan akan memiliki nilai dimana penilaiannya dilakukan dengan melibatkan individu/personnel kunci dari dalam Perusahaan yang mengetahui cakupan tugas dari masing-masing pekerjaan/jabatan yang tertera pada stuktur organisasi Perusahaan.

Nilai hasil akhir pembobotan untuk suatu tugas/jabatan/pekerjaan disebut sebagai IMBALAN KINERJA yang diperoleh dengan “mengalikan” skor yang didapat sebagai hasil pembobotan dikalikan dengan “konstanta rupiah tertentu”. Sedangkan Gaji/Imbalan/Kompensasi yang diterima Karyawan adalah berupa hasil penjumlahan GAJI POKOK ditambah dengan IMBALAN KINERJA.

Ruang Lingkup Pelaksanaan

Ruang lingup penyusunan Sistem Gaji mencakup :

Penelitian Pendahuluan (Preliminary Survey) :

Penelaahan Struktur Organisasi yang berlaku saat ini.
Evaluasi Pekerjaan/Jabatan (diasumsikan Job Description/Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan telah dimiliki).
Penelahaan berbagai jenis tugas/pekerjaan/jabatan di lapangan

Pembuatan Disain Sistem Penggjian :

Penentuan Faktor-faktor dan Sub-faktor tugas/jabatan/pekerjaan.
Penyusunan Skala Faktor Jabatan.
Penyusunan Skala Gaji Pokok

Pembobotan Faktor dan Sub-faktor bersama-sama dengan Key Person
Pembuatan Skala Gaji Pokok dengan dasar Pengalaman/Masa Kerja dan Latar Belakang Keakhlian.
Penghitungan final Sistem Gaji/Imbalan/Kompensasi.
Pembuatan Laporan Akhir
Sosialisasi (memperkenalkan) Sistem Gaji/Imbalan/Kompensasi kepada Karyawan bersama-sama Key Person masing-masing Unit Kerja.

Proses Rekrutmen

Definisi rekrutment (Wether & Davis 1996)

Rekrutmen adalah proses menemukan dan menarik para pelamar yang memenuhi syarat untuk dipekerjakan. Proses rekrutmen dimulai dari pencarian para pelamar dan diakhiri dengan masuknya surat lamaran dari para pelamar. Hasil proses rekrutmen adalah sekumpulan pelamar yang siap untuk diseleksi

Isu Stratejik dalam Rekrutmen (Schuler & Jackson 2006)

- Proses rekrutmen harus konsisten dengan strategi, visi, dan nilai-nilai organisasi.

- Proses rekrutmen harus bisa dilaksanakan secara efisien dan efektif.

- Proses rekrutmen harus dibarengi dengan kemampuan organisasi dalam mempertahankan para karyawan terbaik.

Sumber dan Metode Rekrutmen

Sumber-sumber rekrutmen adalah tempat di mana para kandidat yang memenuhi syarat berada, seperti perguruan-perguruan tinggi dan perusahaan-perusahaan pesaing.

Sumber Internal
- Promos
- Transfer
- Penarikan Kembali (Rehire)
Sumber Eksternal (Mondy 2008)
- Sekolah Menengah Umum dan Sekolah Kejuruan
- Akademi dan Universitas
- Pesaing dalam Pasar Tenaga Kerja
- Mantan Karyawan
- Pengangguran
- Wirausahawan
Metode-metode rekrutmen adalah cara-cara spesifik yang digunakan untuk menarik para karyawan potensial ke dalam perusahaan, seperti rekrutmen online.

Metode Internal
- Pengumuman Lowongan Jabatan (Job Posting)
- Persediaan Bakat (Talent Inventory)